Una vez has decidido adquirir un CRM para tu empresa es preciso que sepas cuáles son las características de un buen software de CRM para que puedas considerarlo idóneo.

Dichas cualidades deben ser inamovibles, en ellas proyectarás tu criterio de selección. En otras palabras, cuando careces de claridad frente a lo que debe tener el programa, estarás exponiendo a tu empresa a adquirir un producto que no cumple con las condiciones necesarias, lo que se traduce en una pérdida de tiempo y recursos, una mala experiencia para el personal y, eventualmente, un probable cambio por otro software.

A continuación, una lista que explica las cualidades que debería tener un software de CRM para que puedas decir que es realmente bueno y útil, ya que se consideramos elementos que demuestren que es un desarrollo actual y competente:

• Interfaz intuitiva y visualmente limpia. Los diseños recargados son cosa del pasado, los diseños simples y similares a las aplicaciones móviles permiten capacitar ágilmente a quien vaya a utilizarlo, lo que debes buscar es una navegación amigable. Los elementos en pantalla deben ser fáciles de recordar y manejar.
• Lista de tareas visible. De esta forma se evitan los olvidos de las tareas urgentes, busca un CRM que te permita acceder en pocos pasos a los pendientes, recuerda que cuando no puedes ver algo lo olvidas fácilmente, del mismo modo entre más pasos debas dar para llegar a esta opción, más demorada y dispendiosa será la labor.
• Creación rápida de cuentas, ideal para Call center. Muchos de los software del mercado sólo crean cuentas cuando la información obligatoria está totalmente diligenciada, lo cual a veces no se logra hacer en una llamada o gestión, perdiendo así la información o requiriendo posterior digitación, es decir, doble digitación, que es una pérdida de tiempo y fuerza laboral, esto se evita si el CRM que adquieres es flexible con los campos obligatorios o te permite la creación rápida.
• Asignación de permisos. Recuerda que cuando adquieras tú CRM tendrás diferentes tipos de usuarios, cada uno de ellos contará con ciertos permisos y accesos, algunos más, otros menos, revisa que el software a elegir te pueda brindar estas diferencias y también flexibilidad, puesto que puede pasar que los perfiles de usuarios prediseñados no siempre se adapten a tus necesidades.
• Creación sencilla de etiquetas y carga masiva de clientes. Esto acorta los tiempos para la puesta en marcha del CRM y, al mismo tiempo, te permite microsegmentar mejor una vez tengas tus clientes alojados en el software.
• Almacenamiento del software. Recuerde evaluar las opciones, necesidades y recursos de tu empresa antes de decidir si tu CRM debe estar en la nube o en un servidor local. La ventaja de la nube es que te permite acceso desde la web y no precisas modificar el hardware disponible en tu empresa, con esto se evita al máximo la incompatibilidad técnica y se evitando gastos adicionales. Por otro lado quizás prefieras mayor control y estés en la capacidad de pagar tu servidor local.
• Flexibilidad. Es importante que el sofwate a elegir no genere incompatibilidad con desarrollos posteriores y sea posible realizar en él modificaciones, de lo contrario no podrás terminar de adecuarlo a las necesidades puntuales de tu empresa y en poco tiempo quedará obsoleto. Piensa, por ejemplo, en todas las aplicaciones que has instalado en tu celular (las cuales no venían de fábrica) y cómo te ayudan a sacar mayor beneficio de dicha herramienta.
• Parametrización. También está, dentro de lo que se espera, que al momento de adquirir el CRM puedas disponer de la parametrización del software, pues esto hace que realmente puedas disfrutar de todo lo que el programa ofrece, de modo que, esta condición debería estar dentro de las promesas del producto.
• Periodo de prueba. Es importante que la empresa que te oferta el programa, te permita hacer una exploración, así sea básica, del funcionamiento del software, esto para que puedas comprobar gran parte de las características antes mencionadas y, del mismo modo, evaluar qué tan fácil o complejo es su manejo, pudiendo analizar, de paso, lo que le tomará a tu personal el proceso de capacitación.
• Capacitación, cobertura y soporte. No olvides preguntar qué ofrece la cobertura una vez adquieres el CRM, soporte técnico, una posible ampliación de estos servicios y la capacitación del personal que le dará uso al programa. Esto es vital para el aprovechamiento del software y la reducción de errores en el proceso de implementación.

Otros valores a tener en cuenta, relacionados con el proveedor, son: la facilidad de contacto, el periodo de respuesta, trato y asertividad de las respuestas de quienes te atienden en el proceso de acercamiento y cotización del software. La buena atención que te den como cliente potencial dice mucho de la calidad y agilidad del soporte que se te dará como cliente.