Debido a que la Facturación electrónica es un documento digital se diferencia claramente de la Facturación Tradicional, no sólo porque esta vez use, por ejemplo, un computador durante más etapas de su proceso, sino porque este paso a paso es menos largo y dispendioso.
En la Facturación Tradicional tú debes:
- Generar la factura (digital)
- Imprimir la factura (paso físico)
- Archivar una copia de la factura generada
- Introducir en un sobre
- Enviar por correo postal
- Confirmar la recepción del sobre
- Una vez la factura es recibida se archiva
- Tramitación manual
- Contabilidad manual
- Pago
En la Facturación Electrónica tú debes:
- Se genera la factura
- Envío de la factura electrónicamente
- La factura es recibida electrónicamente
- Registro electrónico de la factura
- La factura es tramitada y contabilziada electrónicamente
- Se genera el pago
Tal y como te lo mostro la numeración, la facturación tradicional cuenta con 4 pasos más que la electrónica y, adicional a eso, requiere del gasto de papel en el paso 2 (imprimir factura), paso 4 (introducción en un sobre) y paso 8 (tramitación manual).
Recuerda que, además, la facturación en papel se lleva, en algunos casos, en un talonario, el cual está obligado por ley (Artículo 617 del Estatuto Tributario Nacional) a tener preimpresos algunos datos, como lo son nombre o razón social, NIT del vendedor o de quien presta el servicio, entonces si estos datos llegaran a ser modificados todo el talonario perdería su validez y debería ser cambiado por otro para evitar sanciones. De todas maneras, incluso cuando no hay uso de talonario se debe imprimir la factura y, en caso de algún error, debe ser reimpresa.
Así pues, con la Facturación Electrónica, optimizarás tiempos en tu entidad y disminuirás costos (ten en cuenta el valor del talonario, o impresión, sumado al costo de envío por correo), es decir, tendrás beneficios económicos tangibles, al mismo tiempo que contribuyes con el cuidado de los recursos que nos oferta el medio ambiente, es decir, el papel. No olvides que la otra ventaja de lo digital es que se reduce el factor de error humano en todo momento.
En ese mismo sentido, cuando evitas el uso del papel también contribuyes a disminuir las posibilidades de fraude: Una factura física puede ser escaneada, copiada y alterada, incluso alguien poco correcto podría adueñarse de la firma existente en la misma o, en otro caso, tú podrías recibir una factura con una firma falsa. Cuando usas la Facturación Electrónica se reducen los intermediarios y hay una interacción directa entre quien envía y recibe, así se reduce la posibilidad de alteración y pérdida de la factura, además la firma electrónica (que es la que vas a usar en la facturación electrónica) es más segura y se habilita con la DIAN.
Es de aclarar que los dos tipos de facturación, al estar regulados por la ley, tienen un público que las debe acatar, es decir, está claro dentro de la reglamentación quién está obligado a implementarlas y cuáles son las sanciones por no cumplir con lo estipulado.
Finalmente te invitamos a descargar de forma gratuita una tabla comparativa en la cual resumimos las diferencias existentes entre la Facturación Tradicional y la Facturación Electrónica, además de darte el marco normativo y antecedentes de ambas para consultas de índole jurídico.
